Terminerinnerungen

Zur richtigen Zeit, ohne dass jemand daran denken muss

Du legst einmal fest, wie viele Tage vorher und zu welcher Uhrzeit erinnert wird. Danach prüft die Software jede Stunde, wer an der Reihe ist, und verschickt die Nachrichten selbstständig, nur rund um die eingestellten Sendezeiten. Fällt der Sendetag auf einen Schließtag deiner Praxis, geht die Erinnerung am letzten geöffneten Tag davor raus, damit eine Absage nicht ins Leere läuft.

• Vorlauf in Tagen einstellbar, voreingestellt ist der Vortag
• Bis zu drei Sendezeiten am Tag, damit auch Termine erfasst werden, die erst im Laufe des Tages gebucht werden
• Feste Schließtage aus dem Praxisprofil werden berücksichtigt
• Je Termin geht nur eine Erinnerung raus
• Die Uhrzeit des Termins steht im Text, sobald dein Praxisverwaltungssystem sie liefert

Der passende Kanal für jede Patient:in

Du wählst eine Reihenfolge, zum Beispiel „WhatsApp, sonst E-Mail“. Hat jemand keine Handynummer oder klappt WhatsApp nicht, nimmt die Software automatisch den nächsten Weg. Scheitern alle eingestellten Kanäle, geht die Erinnerung als E-Mail raus, sofern eine Adresse hinterlegt ist. Den E-Mail- und SMS-Text passt du unter Nachrichtenvorlagen an, die Anrede mit Du oder Sie ergänzt das System, bei E-Mails auch die Praxis-Signatur.

• WhatsApp, E-Mail und auf Wunsch SMS, in fester Reihenfolge wählbar
• Standard der Praxis übernehmen oder eine eigene Auswahl nur für Erinnerungen
• Neutraler Standardtext ohne Behandlungsdetails, Terminart und Behandler lassen sich optional einsetzen
• E-Mails tragen den Namen deiner Praxis, Antworten gehen an die hinterlegte Praxisadresse

Rückmeldungen landen im Posteingang

Antwortet eine Patient:in per WhatsApp oder SMS mit „Ja“, „passt“ oder einem Daumen hoch, wird der Termin als bestätigt markiert, sofern die Nummer eindeutig zu einer Akte passt. Absagen und Verschiebewünsche erkennt die Software ebenfalls. Bei unklaren Antworten entscheidet dein Team. Wer bestätigt oder abgesagt hat, bekommt für diesen Termin keine weitere Erinnerung.

• Markierung „Termin bestätigt“, „Termin abgesagt“ oder „Verschieben gewünscht“ direkt im Gespräch
• Dein Team kann den Stand von Hand setzen oder zurücksetzen
• Im Dashboard unter „Heute zu tun“ steht, wie viele Termine morgen noch ohne Rückmeldung sind
• Wer mit STOP antwortet, bekommt keine automatischen Nachrichten mehr, bis die Sperre in der Akte aufgehoben wird

Alles im Blick und steuerbar

Eine Übersicht zeigt die Termine der nächsten 14 Tage mit dem Erinnerungsstand jeder Person. Im Verlauf siehst du, was über welchen Kanal rausging und warum ein anderer Kanal genommen wurde. Mit Automationen kannst du die Erinnerung ganz oder für einzelne Terminarten übernehmen oder auf Rückmeldungen reagieren.

• Stand je Termin: Erinnerung geplant, erinnert, nicht erreichbar oder abgemeldet
• Suche nach Name, Patientennummer, Terminart oder Behandler
• Auf Wunsch nur bestimmte Score-Kategorien erinnern oder einzelne Terminarten ausschließen
• Automationen reagieren auf Zusagen, Absagen und Verschiebewünsche