Automationen

Aus geprüften Bausteinen

Jede Automation folgt demselben Muster: Auf einen Auslöser folgen Bedingungen, Wartezeiten und Aktionen. Du setzt sie im Baukasten per Klick zusammen und musst nichts programmieren. Mit Wenn/Dann verzweigst du den Ablauf, mit Filtern grenzt du ihn ein.

• Zeitgesteuerte Auslöser: anstehender oder vergangener Termin, Kontrolle oder PZR fällig, Geburtstag, offener Heil- und Kostenplan, Merkmale aus der Akte
• Auslöser bei Ereignissen: eingehende WhatsApp oder SMS, Termin-Rückmeldung, verpasster Anruf, No-Show, Phasenwechsel im Heil- und Kostenplan, neues Feedback
• Bedingungen aus der Akte, etwa Erreichbarkeit, Kasse, Alter, Termine, Termintreue oder Stand des Heil- und Kostenplans
• Wartezeiten in Tagen, Stunden oder Minuten; relativ zum Termin mit Versandfenster und auf Wunsch nur werktags
• Auf Wunsch endet der Ablauf von selbst, sobald jemand antwortet oder den Termin bestätigt oder absagt

Was eine Automation erledigt

In jedem Ablauf stehen Aktionen: eine Nachricht, eine Aufgabe fürs Team oder ein Schritt in einem anderen Bereich. Jede Aktion nutzt denselben Weg wie die Arbeit von Hand, mit denselben Sperren. Vorlagen geben dir einen Startpunkt, den Text kannst du frei ändern.

• Nachricht per WhatsApp, SMS oder E-Mail, mit Platzhaltern wie Anrede, Termin oder Buchungslink. E-Mails auch mit PDF- oder Bildanhang
• Vorhandene Praxis-Funktionen anstoßen: Umfrage-Einladung, Terminerinnerung, Recall, Reaktivierung, PZR-Erinnerung, HKP-Anschreiben, Geburtstags-Mail
• Aufgaben anlegen für Empfang, Behandler, Prophylaxe-Team, Abrechnung, Labor oder Praxisleitung
• Heil- und Kostenpläne in eine andere Phase verschieben oder eine Wiedervorlage setzen
• Gespräche im Posteingang einem Ordner zuordnen

Erst prüfen, dann einschalten

Neue Automationen starten ausgeschaltet. Im Testlauf spielst du den Ablauf mit einer echten Akte durch, ohne dass etwas versendet oder verändert wird. Das Protokoll zeigt dir Schritt für Schritt, was passieren würde. Erst wenn alles stimmt, schaltest du die Automation ein.

• Testlauf mit einer ausgewählten Akte, ohne Versand und ohne Änderung
• Reichweite schon beim Bauen: wie viele Akten die Filter heute treffen und wie viele beim nächsten Lauf dran wären
• „Jetzt ausführen“ zeigt vorab, wie viele Patient:innen dran wären, und startet erst nach deiner Bestätigung
• Übersicht mit Durchläufen, Zustellungen und Antwortquote, dazu ein Protokoll je Lauf
• Patientenlisten aus den Durchläufen als CSV-Export, zum Beispiel als Grundlage für Anrufe

Kontaktsperre, Einwilligung, Abmeldung

Automationen schreiben niemanden öfter an als nötig. Die Kontaktsperre verhindert, dass dieselbe Person im selben Bereich kurz hintereinander Post bekommt. Wer Nachrichten abbestellt hat, wird übersprungen.

• Kontaktsperre in Tagen: Standard der Praxis, je Automation anpassbar. Recall sperrt nur Recall, PZR nur PZR
• Auf Wunsch nur für Patientinnen und Patienten mit Werbeeinwilligung
• Opt-in-Frage per WhatsApp oder SMS: Ein JA wird als Einwilligung in der Akte vermerkt
• Wer mit STOP abbestellt hat, bekommt keine automatische Nachricht mehr
• Eine Sicherung begrenzt, wie viele Empfänger ein Lauf auf einmal erreicht. Größere Mengen werden auf mehrere Tage verteilt oder gar nicht erst verschickt