HKP-Manager

Jeder Plan an seinem nächsten Schritt

Der HKP-Manager führt alle offenen Pläne durch vier Phasen: gestellt, unterschrieben, genehmigt, durchgeführt. Jede Phase nennt ihr Ziel, etwa „HKP-Nachbesprechungstermin vereinbaren“ oder „Patient terminieren“. Innerhalb der Phase stehen die Pläne in Spalten nach dem nächsten Schritt, vom ersten fälligen Anruf bis zur Rückmeldung von Krankenkasse oder Gutachter.

• Ein Reiter je Phase zeigt, wie viele Pläne darin liegen und wie viele Wiedervorlagen fällig sind.
• Karten ziehst du mit der Maus in eine andere Spalte oder direkt auf eine andere Phase.
• Hat eine Patientin mehrere Pläne in einer Spalte, bündelt eine gemeinsame Karte sie. Liegt ein weiterer Plan in einer anderen Spalte, weist die Karte darauf hin.
• Filter nach Zeitraum, Summe, Behandler:in, Zuständigkeit, Versicherung, Plan-Art, Gültigkeit und Termin-Art, dazu eine Suche nach Name und Nummer.
• Spalten lassen sich für die ganze Praxis umbenennen oder ausblenden.

Anruf-Kadenz und Wiedervorlage

In den Phasen „gestellt“ und „genehmigt“ folgt das Nachfassen einer festen Kette: drei Anrufe, dann WhatsApp, dann E-Mail. „Nicht erreicht“ rückt den Plan eine Stufe weiter und setzt die nächste Wiedervorlage. „Erreicht“ fragt nach dem Ergebnis, etwa Termin vereinbart, Patient überlegt oder kein Interesse. Bis zur Wiedervorlage ruht die Karte, und jeder Kontaktversuch steht als Vermerk am Plan.

• Die Abstände zwischen den Stufen stellst du selbst ein. Vorgegeben sind 48 Stunden bis zum zweiten Anruf, je 7 Tage bis zum dritten Anruf und bis WhatsApp, 14 Tage bis zur E-Mail.
• Eigene Wiedervorlage mit einem Klick: in 7, 14 oder 30 Tagen.
• Die Seite „Wiedervorlage“ sammelt alle Pläne nach überfällig, heute fällig und kommend, auf Wunsch nur deine.
• Erreicht die Kette die Stufe „WhatsApp“, geht automatisch eine Erinnerung raus (abschaltbar), bei „E-Mail“ auf Wunsch eine Nachfass-Mail. Liegen mehrere Pläne auf einer gemeinsamen Karte, geht die Nachricht nur einmal raus.
• Nach der letzten Stufe wird nichts automatisch deaktiviert. Das entscheidet deine Praxis.

Stand automatisch aus deiner PVS

Pläne entstehen in deinem Praxisverwaltungssystem und kommen über die Anbindung an cinify mehrmals täglich in den HKP-Manager. Ändert sich dort der Status, wechselt der Plan die Phase. Eine von Hand gesetzte Phase bleibt stehen, bis das PVS einen neuen Status meldet.

• Ist ein Besprechungstermin gebucht, rückt der Plan in „Besprechungstermin (zukünftig)“. Ist der Termin vorbei und kein neuer gebucht, holt der Abgleich den Plan wieder ins Nachfassen.
• Hat jemand mit genehmigtem Plan einen Termin in der Zukunft, wandert der Plan auf „Patient terminiert“.
• Nächster Termin und Termin-Grund stehen direkt auf der Karte.
• Liefert das PVS kein „Gültig bis“, werden sechs Monate ab Genehmigung oder Antrag angenommen und als gerechnet gekennzeichnet. Abgelaufene Pläne lassen sich filtern.
• Im PVS gelöschte Pläne verschwinden vom Board. Notizen und Verlauf bleiben erhalten.

Alles zum Plan an einem Ort

Ein Klick auf die Karte öffnet den Plan mit den Daten aus dem PVS, der Zuständigkeit, den Notizen und dem Verlauf aller Phasenwechsel. Im Reiter „Kommunikation“ stimmt sich das Team ab, getrennt von den Nachrichten an die Patientin. Durchgeführte Pläne landen in der Abrechnung, mit den Spalten „Abzurechnen“ und „Abgerechnet“.

• Pläne weist du Kolleg:innen aus Abrechnung oder Praxisleitung zu. „Nur meine“ zeigt dann die eigenen.
• Wer in einer Notiz mit @ erwähnt wird, bekommt eine E-Mail. Offene Notizen zählt die Karte mit.
• Der Verlauf zeigt jeden Phasenwechsel mit Datum und Person. Beim Deaktivieren lässt sich ein Grund festhalten.
• Aus dem Plan legst du eine Aufgabe an. Mit dem Labor-Modul geht das auch für einen Laborzettel, und dessen Stand erscheint dann auf der Karte.
• Mit angebundenem WhatsApp-Kanal schreibst du der Patientin direkt aus dem Plan, auch das HKP-Anschreiben per Vorlage.