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Posteingang

WhatsApp und SMS an einem Ort – du siehst sofort, wer auf eine Antwort wartet.

Der Posteingang sammelt die WhatsApp-Nachrichten deiner Patient:innen und die Antworten auf SMS, die deine Praxis über Denta1 Vision verschickt hat. Beim Öffnen siehst du nur, was noch nicht erledigt ist, und der Reiter „Wartet“ zeigt, wo die Praxis am Zug ist. Rechts daneben stehen die wichtigsten Angaben aus der Patientenakte, ohne dass du die Seite wechseln musst.

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Posteingang in 22 Sekunden erklärt

So läuft es ab.

  1. Nachricht kommt an

    Per WhatsApp oder als Antwort auf eine SMS der Praxis.

  2. Automatisch

    Zugeordnet

    Bei eindeutigem Treffer der richtigen Patientenakte.

  3. Wartet auf uns

    Du siehst sofort, wer auf eine Antwort der Praxis wartet.

  4. Antworten

    Direkt aus dem Posteingang.

Im Detail.

01

Auf einen Blick, wer wartet

Jedes Gespräch hat einen klaren Zustand: Wartet auf uns, Antwort offen oder Erledigt. Über die Reiter Offen, Wartet und Alle filterst du die Liste. Ein abgehaktes Gespräch kommt von selbst zurück, sobald wieder eine Nachricht eingeht. Ordner helfen beim Sortieren nach Themen und gelten für das ganze Team.

  • Drei Zustände: Wartet auf uns, Antwort offen, Erledigt
  • Reiter Offen, Wartet und Alle, jeweils mit Zähler
  • Neue Nachricht nach dem Abhaken öffnet das Gespräch wieder
  • Ungelesene Nachrichten als Zahl direkt am Menüpunkt
  • Eigene Ordner, dazu „Rückruf offen“ und „Terminanfragen“ als Standard
02

Die richtige Akte – oder bewusst keine

Eingehende Nachrichten werden über die Telefonnummer der passenden Patientenakte zugeordnet. Das passiert nur, wenn die Nummer eindeutig zu einer Akte passt. Teilen sich mehrere Akten eine Nummer, etwa in einer Familie, bleibt das Gespräch ohne Zuordnung, und das siehst du an der fehlenden Patientennummer. So landet keine Nachricht in der falschen Akte.

  • Zuordnung nur bei eindeutigem Treffer
  • Patientennummer direkt neben dem Namen
  • Nächster Termin, nächste PZR, Score und offene Heil- und Kostenpläne in der Seitenspalte
  • Patientenakte mit einem Klick über dem Posteingang öffnen
  • Beträge nur für Rollen, die Umsätze sehen dürfen
03

Antworten auf Erinnerungen werden erkannt

Antwortet jemand kurz und eindeutig auf eine Terminerinnerung, vermerkt Denta1 Vision die Rückmeldung zum nächsten Termin: bestätigt, abgesagt oder Verschiebung gewünscht. Voraussetzung ist, dass das Gespräch eindeutig einer Akte zugeordnet ist. Unklare Antworten bleiben unentschieden und stehen im Reiter Wartet. Für bestätigte oder abgesagte Termine geht keine weitere Erinnerung raus.

  • Erkennt Zusage, Absage und Verschiebewunsch
  • Nur kurze, eindeutige Antworten auf eine aktuelle Erinnerung
  • Keine weitere Erinnerung nach Zusage oder Absage
  • Von Hand setzen oder korrigieren, deine Angabe hat Vorrang
  • Automationen können auf die Rückmeldung reagieren
04

Antworten im Rahmen der WhatsApp-Regeln

WhatsApp erlaubt freie Antworten nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht von Patientenseite. Der Posteingang zeigt dir jederzeit, wie viel Zeit noch bleibt. Ist das Fenster zu, schickst du eine freigegebene Vorlage zur Gesprächseröffnung, und sobald die Person antwortet, schreibst du wieder frei. Bei SMS gibt es kein Zeitfenster.

  • Schnellantworten mit Daten aus der Akte, vor dem Senden anpassbar
  • Gesprächseröffnung per freigegebener Vorlage, wenn das Fenster zu ist
  • SMS jederzeit beantwortbar, mit Anzeige der SMS-Anzahl
  • Nach STOP bleiben Antworten im Gespräch möglich, automatische Nachrichten nicht
  • Aus dem Gespräch direkt eine Aufgabe fürs Team anlegen

Gut zu wissen.

  • Voraussetzung ist ein verbundener WhatsApp-Business-Anschluss, zum Beispiel über 360dialog oder Superchat. Ohne Anschluss zeigt der Posteingang einen Hinweis, was fehlt, statt einer leeren Liste.
  • Läuft WhatsApp über Superchat, erscheinen die Nachrichten zusätzlich in der Superchat-App. Antworten kannst du an beiden Orten.
  • SMS-Antworten erscheinen, wenn deine Praxis die SMS vorher über Denta1 Vision verschickt hat, etwa als Terminerinnerung.
  • Die Zuordnung zur Akte nutzt die Telefonnummern, die dein Praxisverwaltungssystem liefert.
  • Wer den Posteingang sieht und wer antworten darf, legst du je Rolle fest. Standard sind Inhaber:in, Admin und Empfang.
  • Eine Terminrückmeldung ist ein Vermerk in Denta1 Vision. Den Termin selbst änderst du weiter in deinem Praxisverwaltungssystem.
  • Als Abmeldung gilt ein einzelnes Wort wie STOP oder Abmelden oder eine kurze Nachricht mit klarer Abmeldung. Die Sperre gilt für alle Akten mit dieser Nummer, die Person bekommt einmal eine kurze Bestätigung. Eine neue Gesprächseröffnung ist dann nicht mehr möglich. Aufheben lässt sich die Sperre in der Patientenakte.
  • Ist die Nummer keiner Akte zuzuordnen, kann keine automatische Sperre gesetzt werden. Die Nachricht bleibt dann im Posteingang, gesperrt wird von Hand in der Akte.
  • Bilder, Videos und Sprachnachrichten speichert Denta1 Vision nicht, sie werden beim Ansehen vom Anbieter abgerufen. Ältere Medien stellt WhatsApp nach einiger Zeit nicht mehr bereit.
  • Nachrichten werden standardmäßig zwölf Monate aufbewahrt. Die Dauer stellst du im Praxis-Profil ein.
  • Aus dem Posteingang verschickst du Text. Dateien oder Bilder kannst du hier nicht anhängen.

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